Bevor eine Lösung entsteht, muss der Ist-Zustand klar sein. Bei der Vor-Ort-Analyse arbeite ich mit einer strukturierten Methodik, die Ihr Unternehmen in 8 Schritten durchleuchtet — von der offenen Gesprächsrunde bis zur priorisierten Handlungsempfehlung.
Zu Beginn werden ein paar Spielregeln festgelegt: Ein einheitliches Farbsystem für Probleme, Potenziale und offene Fragen. Problemmarker für kritische Stellen und vorbereitete Vorlagen für jeden Analyseschritt. So bleibt die Erfassung strukturiert, auch wenn die Gespräche es nicht sind.
Zuerst höre ich zu. In einer offenen Runde mit den relevanten Mitarbeitenden sammle ich alles, was im Alltag auffällt: Was läuft gut? Was kostet Zeit? Wo hakt es regelmäßig? Im Grunde eine große Sammelfläche für alles, was gesagt werden muss. Was nicht sofort einzuordnen ist, landet auf dem Parkplatz und wird später zugeordnet.
Aus dem Gehörten entstehen lose Cluster — die Prozessinseln Ihres Unternehmens. Noch keine festen Abläufe, sondern thematische Bereiche, die sich aus den Gesprächen herauskristallisieren.
Die Prozessinseln werden in eine horizontale Landkarte überführt. Jede Rolle im Unternehmen bekommt eine Swimlane — so wird sichtbar, welche Schritte wo passieren, wo Übergaben stattfinden und wo Informationen zwischen Abteilungen verloren gehen.
Für die 3–4 Prozesse mit dem größten Optimierungspotenzial gehe ich in die Tiefe. Jeder Deep Dive folgt der gleichen Struktur — damit nichts übersehen wird und die Ergebnisse vergleichbar sind.
Ich kartiere alle eingesetzten Systeme und visualisiere die Verbindungen dazwischen. Was ist automatisch verknüpft? Wo werden Daten manuell übertragen? Und wo entstehen dadurch Fehler und Doppelarbeit?
Alle identifizierten Probleme werden gesammelt und nach Schwere eingestuft. Nur IST-Probleme, keine Lösungen — die kommen im nächsten Schritt. Typische Findings:
Zu jedem Schmerzpunkt entstehen Lösungsansätze. Diese werden bewusst getrennt gesammelt, damit Probleme nicht vorschnell mit Lösungen vermischt werden. Typische Potenziale:
Am Ende steht ein klares Ergebnis: Die wichtigsten Findings, sortiert nach Dringlichkeit. Jedes Finding enthält eine Beschreibung, die Auswirkung auf den Betrieb und eine konkrete Empfehlung. Drei Spalten — von kritisch bis Quick Win.
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